文件名的命名规则

1.为什么

我们的逻辑一直是先说“为什么”，文档的命名也是如此。

先不要想这个文件的名字，先想一想:如果我现在删除这个文件，为什么不能删除？

如果我实在找不到理由，那就删掉。

如果找出了原因，就记下来作为文件名，比如:

“三八女王节材料”、“李杰18需前往广州”、“某公司X项目合同草案等批文”。

这种名称看似随意，却抓住了某类文件的核心问题:它为什么存在？

特别是对于临时文件，这样命名就足够了。大多数文件最终都会有自己的最终归宿，或者是纸质存档，或者是电子邮件，或者是进入XX ERP系统，或者是被扔进一个叫“存档”的文件夹。

临时文件占据了我们工作的相当一部分。只要想清楚“存在的理由”就不难给它们命名，这类文件的最终归宿就是“废纸篓”。

2.什么时候/谁/什么

对于上述以外的“非临时”文档，意味着需要长期保存，尽管它们可能是由临时文档演变而来的。比如“合同草案”最终变成了“密封的合同扫描件”。

要长期保存的文件，如果是固定类型且数量较大，则适合于规则When/Who/What。

让我们以“合同”文件为例。如果有大量的合同文件需要归档，我们可以打开一个名为“历史合同”的文件夹，然后把所有的合同文件都扔进去，但是要体现出每份合同的不同之处。最常见的区分维度是:

合同日期(或到期日)

和谁签的合同？

合同是关于什么的？

比如:“20190601。一家公司。x项目1合同。pdf "

不仅仅限于“合同”，几乎所有常规的工作文件都适合这种套路，包括但不限于:周报、销售记录、统计表、会议纪要、协议备忘录、申请表...

3.更多“客观标签”

如果什么时候/谁/什么已经不够用了，可以考虑加一些固定的“标签”来描述。所谓“标签”，就是经常使用的词。

例如，如果我们的工作文件与地区有很强的关系，我们可以考虑“北京”、“上海”、“广州”等标签。这个标签可以直接贴在文件标题上。

比如:3月销售报表# guangzhou.xls，海外代理商名单# ny.pdf...

不仅仅是“地域”，任何对我们业务有帮助的客观属性，都可以作为一种“标签”的参照。但重点是对业务有帮助。不要为了分类而分类，这完全不可取。

之所以叫“客观标签”，是因为这个“标签”描述的是客观内容，而且不管是谁得出的结论都是一样的。这样做的好处是，我的文档的“接收者”永远不会对描述产生歧义。

比如，想找“北京”的数据文件的人，只要看到文件名，就不会去找标有“广州”的文件，即使使用Everything search，也能准确得到所需内容。

4.适当的“状态标签”

个人认为，这是四条规则中含金量最高的标签。

“身份标签”是什么意思？它是工作流中文档的附加信息。

比如Office system #完稿的200个快捷键。pdf，一个客户简介#高净值。ppt，XX项目计划#批准。docx，

静态文档没有“状态”，但实际上很多工作文档是“动态”的，因为涉及到“工作流”。随着时间的推移，流程阶段会发生变化，业务本身的价值会发生波动，文件会有生命周期，最后可能会变得一文不值。

所以，如果这个文档要遵循流程，最好加一个“状态标签”，让用户清楚地知道这个文档的价值。

但是，手工管理文件名和标签，会不会太麻烦，有时候会把标签名弄错？如果能一次性输入标签，以后再点几下鼠标就能完成文件管理，那就太好了！

现在，有了一个新的“标记”文档管理器，tagLyst Next，它可以完全帮助我们！

接下来是tagLyst

TagLyst Next是一款非常新颖的文件管理软件，正在被很多生产力工具网站推崇和推荐。

TagLyst Next可以帮助我们。

管理不同库和组中的计算机文件

通过“标签”快速分类现有文档

以主流格式预览文件，快速掌握文件精髓。

与上面“文档命名”规则中的“目标标签”和“状态标签”配合使用，tagLyst Next是一个提高工作效率的神器。因为“标签”固化了常用的“关键词”，所以不会出现“同义词”的混淆。文件标签本身也可以分组存放，不会变得凌乱。如果能结合自己的工作流程，就能把一堆文件整合成自己专属的业务知识库。别人的档案越多越乱，我们的档案就越多越值钱。

新版本的tagLyst还可以通过“默认标签”规则直接帮助我们快速分类所有文档。

例如，如果您创建一个名为“new york”的智能标记，您可以快速地对数百个标题中带有“new york”一词的现有文档进行分类。不用一个一个贴标签。

再比如:在名为“纽约”的智能标签下，我们还可以自定义“同义词”，比如“NY”、“new york”、“N . y . c”；这样，一些同义词为“纽约”的文档也可以通过“纽约”的标签进行匹配。这样就节省了我们一个一个去确认的时间。