档案管理方式详细资料大全

档案管理方式，即怎样管理您的日常档案，管理你的日常档案的方法。档案管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的档案将通过资料夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理。

基本介绍 中文名 ：档案管理方式 概念 ：管理你的日常档案的方法 目的 ：方便保存和迅速提取 方法 ：分类管理 特点 ：科学化、规范化 相关系统 ：档案管理系统 管理原因,管理方法,第一招,第二招,第三招,第四招,第五招,第六招,第七招,第八招,日常管理,跟踪管理,定位管理,卡片管理,制度管理, 管理原因 成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬碟空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的档案真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。 档案管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的档案将通 过资料夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬碟分区开始到每一个资料夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的资料夹，建立合理的档案保存架构。此外所有的档案、资料夹，都要规范化地命名，并放入最合适的资料夹中。这样，当我们需要什么档案时，就知道到哪里去寻找。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放档案和辛苦、茫无头绪地查找档案。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的档案管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。 管理方法 第一招 有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始选单、资源管理器、保存/打开视窗中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存档案。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的档案存储在这里。至于“我的文档”存储在C糟，在重灌系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”视窗中，单击目标资料夹下的“移动”按钮，然后在新的视窗中指定我们刚创建的资料夹。重灌系统后再次执行以上操作，再重新指向此资料夹即可，即安全又便捷。 小提示 如果你使用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”资料夹时，其下的所有档案会自动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:\My Documents下的所有档案手工移到新指定的资料夹中，否则可能会丢失数据。 第二招 资料夹是档案管理系统的骨架，对档案管理来说至关重要。建立适合自己的资料夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软体、硬体的类别建立资料夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立资料夹。 同类的档案名称字可用相同字母前缀的档案来命名，同类的档案最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软体打开。这样，当我们想要找到一个档案时，能立刻想到它可能保存的地方。 第三招 资料夹里的数目不应当过多，一个资料夹里面有50个以内的档案数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个档案，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些档案，或将此资料夹分为几个档案或建立一些子资料夹。另一方面，如果有资料夹的档案数目长期只有少得可怜的几个档案，也建议将此资料夹合并到其他资料夹中。 第四招 分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个资料夹就应当是一级资料夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料资料夹，也应当是一级资料夹。资料夹的数目，资料夹里档案的数目以及资料夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。 第五招 为档案和资料夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此资料夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起档案的大概内容，能就是好的名称。要为电脑中所有的档案和资料夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。 另外，从排序的角度上来说，我们常用的资料夹或档案在起名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个资料夹或档案相比于同一级别的来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“”，这可以使这些档案和资料夹排列在同目录下所有档案的最前面，而相对次要但也经常访问的，就可以加上“2”或“”，以此类推。 此外，档案名称要力求简短，虽然Windows已经支持长档案名称了，但长档案名称也会给我们的识别、浏览带来混乱。 第六招 如果一年前的档案还和你现在正要处理的档案摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的档案，备份该备份的，删除不需要的，是一个良好的习惯。以老师为例，上学期教授课程的教案与资料，本学期使用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的资料夹中，甚至于刻录到光碟中。而并本学期的一些文档，因为要经常访问，最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。对于老师来说，一个学期就是一个周期，过一个周期，就相应地处理本周期的资料夹。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我们要根据自己的实际工作和生活需要对资料夹、档案进行归档。 小提示 为了数据安全，及时备份是必需要的，有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》，及时备份档案并删除不需要再使用的档案。 第七招 如果我们经常要快速访问档案或资料夹，那可以右击选择“创建捷径”，再将生成的捷径放置到你经常停留的地方。当然，当档案和资料夹不再需要经常访问时，你需要及时将捷径删除，以免捷径塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。 第八招 建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。 如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的资料夹个数与位置，还有为重要的资料夹制订档案命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋习。 也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就已经习惯于看到井井有条的档案与资料夹，并享受高效管理带来的快乐了。 日常管理 为了便于使用档案，能随时查取，档案的日常管理要尽量做到科学化、规范化。 跟踪管理 公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。 “日记实”，是对办公室档案在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查找、调阅档案时的得力工具。一般用档案跟踪单记录。 档案跟踪单呈卡片形式，每一类型的档案跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央档案、内刊，省委档案、内刊，省 *** 档案、内刊，市委档案、内刊，市 *** 档案、内刊分别放在各自的盒子里。档案收回后，跟踪单自行作废。 定位管理 把送阅、送办的档案取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是： 按档案长、宽制作适当厚度的档案盒(塑胶盒或自制的夹板纸盒均可)，并将本机关所有档案名称称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上，把档案橱分上半年与下半年两个或几个使用期，橱内再用横档板分出层次(中央级、省级、市级等)。然后依档案盒标清的名称，本着由上到下的等级次序，将盒放在橱内相应的层次．运转回来的档案，分层次按序人位。 卡片管理 在档案管理工作中，为了便于查找，档案可采取编制“档案卡片”形式管理。“档案卡片”是以卡片形式揭示本单位档案内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的档案信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为领导提供和利用信息。“档案卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。 编制档案卡片应注意以下几种情况： 1．凡遇到按档案标题填写不合逻辑时，要按照实际情况更改标题。例如有些统计表，往往是上级组织直接统一印发的，标题往往用“全国×××统计表”，这类表格如果用在县级单位时，其标题就应改写成××县×××统计表。” 2．遇到无标题或档案名称称作标题的档案，则要根据档案的内容拟制一个简明确切的标题。 3．有的档案虽有标题，但要加上一个副标题才比较确切，使人一目了然。 4．对文字太长的标题，在不影响档案愿意的情况下，可以适当简略，使人一看就懂。 卡片分类后，要根据一定的方法固定类内每张卡片的前后次序和排列的位置，保持档案之间的历史关系，使之有目可查。每个单位每年所编制的卡片格式标准要一致，这样才不会失散，同时又便于查找利用。档案卡片的排列主要是指属类与小类内档案卡片的排列，可按类——属类——小类(问题)——年度——作者——时间的顺序排列。这样排列，同一性质的档案集中在一起，便于迅速、准确地查找。在同一年度里，卡片排列的次序习惯是：先上级后平级再下级；先党委后行政；先领导机关后业务部门。卡片经过排列，位置固定后放进卡片柜，并设属类、小类、问题或年度、作者等的索引卡，最后拟写一个“查阅需知”。这样，既能克服档案保管、利用的混乱现象，又保证了档案卡片的编制质量。 制度管理 要建立档案借阅、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。 建立档案借阅、传递、归档制度一般包括下列内容： 1．建立档案借阅簿。即把各种档案分门别类、有科有目地编排成簿，以便于阅览时查找。 2．借阅档案要注意以下几点： (1)认真。无论何人、何故、何时借档案或资料，不管再急、再忙，都要在“借阅簿”上一丝不苟地履行登记、签字手续。 (2)严密。规定借阅时间，控制“密级”档案阅知范围。特别对标有“密级”档案的外借，应随时请示领导，借出前要当面交待注意事项。 (3)勤查。对所管理的档案一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一有问题就主动、及时上报，求得迅即解决。 3．列明本簿所属档案仅供何人何时查阅。