公文格式和写作规则
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公文作为一种特定的文体，在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中发挥着非常重要的作用。正因为如此，规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性和严肃性，也有利于提高工作效率，保证政令畅通。同时，对于我们国家工作人员来说，能够熟练、正确地制作和处理公文，也是个人能力和基本素质的体现。
公文中的主要要素有:密级和期限、紧急程度、签发机关标识、文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、签发机关和日期等。
为配合《国家行政机关公文处理办法》，国家质量技术监督局于2月27日发布了《国家行政机关公文格式》，1999。这个标准是质量技术监督局发布的，不是政府行政文秘部门发布的，是强制性标准，其中详细规定了公文的公文格式、纸张类型、厚度、透明度等。
按照这种格式，公文的要素分为眉头、主题、版本三个部分。公文首页红色反线以上的所有元素(宽度与版心相同，即156mm)统称为眉毛；置于红色反线以下(不含)和主题词之间(不含)的所有元素统称为主语；主题词下面的元素统称为版本注释。下面，简单介绍一下公文的要素和标志。
第一，眉头部分
主要标识公文编号、秘密等级和期限、紧急程度、发文机关标识、公文编号、签发人等要素。
1.正式文件的数量。公文流水号是同一文稿打印多份时，每份公文的流水号。标注时，用阿拉伯数字顶框标注在编辑中心左上角，第1行。(但是我们市级没有实行这个，只在收到的时候做了标记，但是很多中央级的公文都是有份数序号的。)
2.保密级别和持续时间。密级是指涉密文件的保密程度，分为？秘密？、?机密？、?绝密？第三层。《办法》规定，涉及国家秘密的公文，应当标明密级和保密期限。绝密？、?机密？一级公文还应注明份数。秘密？、?机密？、?绝密？公文应当标明保密期限。标注密级时，使用3号黑体，顶框标注在版本中心右上角1行，中间1字；如需同时标明密级和保密期限，应以3号黑体字标明，顶框应在版次右上角第1行标明。保密级别和保密期限之间应该用什么？★?分开。
3.紧急程度。紧急文件分为哪些？很急？、?急？两种。其中电报要单独标注？泰蒂？、?很急？、?急？、?平吉？。标注时，使用3号加粗字体，顶格标注在1行版本中心右上角，两个字之间有1；如果需要同时标识秘密级别和紧密度，则秘密级别的顶框在板块中心右上角的行1中标识，紧急级别的顶框在板块中心右上角的行2中标识。
4.颁发机构的标识。发证机构的标识由发证机构的名称和？文档？两个字，比如？锦州市人民政府文件？等等。对于一些具体的公文，只能识别签发机关的名称(这种是备忘录的发文前缀)。发证机关的标志应当使用发证机关的全称或者标准化简称。标识位置为板材上边缘至上边缘25mm，报告的公文签发机关标识为板材上边缘至上边缘80mm。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》也规定，发文机关标识建议使用小标准宋体，使用红色标识。字体大小一般应小于22mmX 15m。。联名书写时，组织者的名字在前。文档？该字置于发证机关名称的右侧，自上而下排列在中间。联合行文机关过多时，要保证公文首页显示正文。
5.文件编号。由发证机关的字、年、序号组成，如？金彩政发[2065 438+00]82号？,?金财发？指发证机关代字。〔2010〕 ?指的是年份，数字82？指文件的序列号。整个意思就是锦州市财政局2010发的82号文。标识位置为发证机关标识下方2行，字体为仿宋体3号，居中排列；年份和序号用阿拉伯数字标识；年龄申请的全称，在六角括号里？〔〕?附上；序号不是由哑位组成的，也就是不是由001组成的，不加？第一个？词。
6.发行人。报送的公文应标明签发人名称，并列排列在文号右侧。发行人名称右空格为L；发行人使用3号仿宋体，后跟全角冒号，冒号后用3号斜体标注发行人名称。发行人超过一个的，主办单位发行人的名称放在1行，其他发行人从第2行开始按照发行机关的顺序排列在与主办单位发行人名称对齐的位置。同时，文件编号应与最后一个签发人的姓名放在同一行，并将红色反线下移，使红色反线与文件编号保持4 mm..
二、主体部分
主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、签发机关印章、备注等要素。
1.公文标题。一般由发文机关名称、文件主要内容、文件种类组成，如《锦州市财政局关于开展公务员基本培训活动的通知》。公文标题是对公文内容的高度概括，文字要求准确、简洁、概括。写的时候，应该写在中间，用2号小标签宋河马小厨师。回归时要注意词语意义的整体性、排列的对称性、间距的适当性，这样才有美感，避免异义。除法律法规名称和书名外，公文标题一般不需要标点符号。
2.主要运送器官。指公文的主受理机关，书写时应使用全称或规范化简称和通用名。一般来说，以上文章只写一个主送机关，必须同时提交几个主送机关，可以复印；在下面的正文中可以有两个以上的主发送机构，但如果主发送机构过多，则使用规范的通用术语，如？县(市)区财政局？等等。标记位置在标题下空行1处，左侧顶框用3号仿宋体标记，回行时仍为顶框；最后一个主要投递机构的名称后跟一个全角冒号。主送机关名称过多，使公文首页无法显示正文的，应将主送机关名称移至版内主题词下方，并抄送上方，标识方法与复印件相同。
3.正式文件的文本。logo在主送机构名称下面一行，每个自然段留2个字，顶框退回。数字和年份不能返回。
4.附件。公文如有附件，应在正文左空行用3号仿宋体标注，后加全角冒号和名称。如果附件有序号，用阿拉伯数字，如？附:1，？。附件名称后没有添加标点符号。附件应当与公文正文装订在一起，并在附件左上角的L行顶框中标注。依恋？，识别序列号(如果有的话)。附件与文件正文不能装订在一起的，应在附件左上角第1行顶框内标识发文字号，随后标识附件(或序号)。
5.书面日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最终签发机关负责人签发的日期为准。电报是以发送日期为准的。书写日期需要完整书写年、月、日，且必须用汉字书写(？零？写为？0?)。写时间标识时，右边应空4个字。
6.发证机关盖章。单个机关制发的公文印章位置一般应距正文2毫米至4毫米。，以正确、居中、按书写时间为准。印章下弧无文字时，采用下集法，即在书写时间上只压下弧；印章下弧有字时，采用中套法，即在书写时间上按印章中心线。联名书写的印章:联名书写需要加盖两个印章时，书写时间要开，左右7个字；主办单位的印章在前面；两个印章上都盖有书写时间。两枚印章不相交或相切，间距不大于3毫米，联合发文需加盖3枚以上印章时，发文机关名称应安排在发文时间与正文之间。主办单位印章在前，每排最多3枚，两端不得超过版心；如果最后一排有一个或两个印章，它们都被安排在中间。在最后一排印章的底部，右边空白的字样表示书写时间。
7.笔记。指其他需要说明的事项。公文如有注释，在行文时的下一行用括号注明“仿宋体3号”“左空格2号”字样。文字？请示？在该语言中，应在附注中注明联系人的姓名和电话号码。
第三，版本记录部分
主要标识关键词、抄送机关、打印机关、打印时间。
1.关键词。它是一个用于文档索引、存储、检索等的工具。它位于笔记的下面和复印室的上面。是实现办公自动化，提高办公效率和质量的重要环节。一般排列顺序是:反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题文档中，反映文档中心内容的关键词在前，反映文档内容的关键词在后；在具有多个主题词的文档中，反映文档内容的主题词按照它们出现的顺序排列。主题词用3号黑体字标注，左顶框，后加全角冒号，标题用3号宋体标注，标题间1字。目前我们主题词的使用很有问题。
2.抄送机关。指除主送机关外，其他需要执行或知晓公文的机关。如果有公文的复印件，在主题的下一行，左边空格的1字样用3号仿宋体标注，后面加全角冒号。抄送机关用逗号分隔，返回时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后加一个句号。
3.发证机关和发证时间。位于抄送机关下(无抄送机关在主题词下)，占用1行位置，使用3号仿宋体。打印机关的左空间为1，打印时间为1。印发时间以公文付印日期为准，并用阿拉伯数字标注。
第四，其他
1中的几行。格式。
(1)一般在眉间和主体之间用红色的间隔线。用这条线的区别是，党的领导机关的文件，如中央、省、地、县委的文件，中间有一颗红星，行政机关的文件，如国务院、省、市、县政府的文件，一般采用中间没有红星的连续横线。此线一般在文号下方4mm，与版心同宽，使用红色反线。
(2)在板块记录中的每个元素下增加一条与板块中心等宽的黑色反线。
2.使用纸张。公文用纸一般采用GBA 4型，成品版式尺寸为210mm？297mm胶版印刷纸或复印纸，纸张重量60g/m2 ~ 80g/m2。纸张白度为85% ~ 90%，横向耐折度大于等于15次，不透明度大于等于85%，PH值为7.5 ~ 9.5。
3.当公文排版后留下的空白处容纳不下印章的位置时，要采取措施调整行距和字距，保证印章和正文在同一侧，不允许有符号？此页面没有正文？来解决问题。
4.排版规范和印刷装订要求。
(1)排版规范。正文使用3号仿宋体，一般每边22行，每行28个字。
(2)印刷要求。双面打印，页码对齐，双面误差不超过2mm。黑色墨水应达到BI100%的标准，红色墨水应达到Y80%.M80%的标准。印刷品是固体和均匀的，字面上没有花，白色和划痕。
(3)装订要求。公文要左侧装订，不要掉页。公文封面、书芯不脱落，背面平整、空洞。两个页码之间的误差不得超过4 mm，骑马订或平缝的订位是两个钉锯的书芯上下1/4。允许的误差是多少？4毫米.平订书针锯与书脊的距离为3 mm ~ 5 mm。
5.页码。用带数字4.5的白色阿拉伯数字标注，置于板块中心底边底线处。在号码的左右各放一条4号字线，字线距离板块中心下缘7mm。单页码在右空格为1字，双页码在左空格为1字。空白页和空白页后的页面不标识页码。
写作规则
写作规则是制作和处理公文必须遵循的基本原则。《国家行政机关公文处理办法》第四章规定？写作规则？，共11。主要从写作的原则、方向和要求出发，确立国家行政机关公文写作的规则。我们必须在实际工作中严格遵守和执行这些规则，以提高写作的有效性，掌握写作的权威性，规范文风。
一、坚持写作原则，提高写作的有效性。
？写作要真有必要，注重实用性。？(《办法》第十三条)这是基本原则，也是写作的出发点。确定文风，首先要明确文风的目的和作用，做到有的放矢，有的放矢，使下发的公文达到预期的效果。
第二，明确写作方向，把握写作的权威性。
写作的方向和权威性主要从以下四个方面把握:
(a)明确的隶属关系和职权范围。
《办法》第十四条规定:行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得请示、报告。？隶属关系主要指行政隶属关系。如果要给机关写信，必须明确和机关的关系是上下级平行关系。对于业务性较强的行政系统，也要注意业务指导关系。弄清楚这一点将有助于确定语言类型。下级机关写信给上级机关。请示？、?举报？、?观点？等等；不同的下属机关互相写信，一般用哪个？信？。也可用于需要了解或共同实施的事项。注意到吗？、?注意到吗？、?通知？等。；上级机关给下级机关写信，一般用哪个？订单(Order)？、?决定？、?注意到吗？、?注意到吗？、?通知？、?回复？、?观点？等等。
职权范围。即文件的内容和事项是否属于行文机关和发文机关的职权和职责范围内的事项。《办法》根据行文的隶属关系和权限，明确了行文的方向和权限。
(2)严格遵守限制性条件。
1.政府部门？除以书信形式讨论工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不允许正式致函下一级政府。？(《办法》第十五条)
2.？除办公厅(室)外，部门内设机构不得对外正式行文。？(《办法》第十五条)
(3)按照指定的范围书写。
1.？政府部门可以根据职权相互行文，也可以与下一级政府有关业务部门行文。？(《办法》第十五条)
2.？属于部门职权范围内的事项，应当由部门自行或者联合行文。章程应明确主办部门。必须由政府审批的事项，经政府同意，也可以由部门行文，行文应当注明政府同意。？(《办法》第十七条)
3.？主管部门职权范围内的具体问题，应当直接提交主管部门处理。？(《办法》第十八条)。
4.？向下级机关或系统报送的重要文件，应同时抄送直接上级机关。？(《办法》第二十条)
(四)掌握联合行文的要求。
？同级政府、同级政府部门、上级政府部门和下一级政府可以联合行文；政府和同级党委、军事机关可以联合行文；政府部门和相应的党组织、军事机关可以联合写文章；同级政府部门和人民团体以及具有行政职能的事业单位也可以协同工作。？(《办法》第十六条)。
三、严格写作要求，规范文体。
措施在哪里？写作规则？在汉语中，从写作的学科到文风，对文风都有明确的定义。特别是在上层写法上做了严格的规定。
(1)?部门之间没有就相关问题达成共识，不得自行写论文。擅自书写文字的，上级机关应当责令改正或者撤销。？(《办法》第十九条)；这些规定主要是为了解决和防止政出多门的问题。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义报送上级机关负责人？请示？、?观点？然后呢。举报？。？(《办法》第二十二条)。这篇文章意义深远，不仅是公文处理中的一门学科，而且对保证领导机关决策的科学化、民主化具有重要意义。也能保证领导同志抓大事、抓大事。
(二)上述文章的文体应严格控制。主要是向上级？请示？、?举报？、?观点？什么时候，请示？应该是一个东西；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当抄送，但不得抄送其下级机关。
？举报？不要带说明书。？(《办法》第二十一条)
？举报？用什么？请示？这两种语言是混合的。举报？包容？请示？事项问题是目前公文签发中最常见的问题，有些甚至是捏造的。求报告？这样的语言。《办法》第二章？公文语言？这是明确规定的。请示？用什么？举报？的作用。？举报？:适用于向上级汇报工作，反映情况，回答上级询问。？请示？:适用于向上级机关请示、批准，应根据下发文件中的行文目的确定。简而言之？举报？用什么？请示？区别主要表现在三个方面:一是签发机关对上级机关的要求不同。？举报？就是让上级了解情况，还有？请示？就是让上级回复或者批准下级的请求。第二，发帖时间不同。？举报？一般是事后发布，即完成某项任务后，或上级明确要求解答相关问题时发布。然后呢。请示？大部分都是提前或在活动中制定的。三、文中结论不同？举报？一般用途？这是给你的信息。？还是？这份报告供你参考。？平等的语言。然后呢。请示？那就多用用？特此请示，望批准。？还是？这是请示，请指示。？平等的语言。撰写规则对于公文的质量和高效运行，保证行政公文的功能非常重要。要严格遵守草案，文秘部门要严把草案关，领导同志要带头执行。
2.写作关系
行文关系是指发文机关与受文机关之间的关系。
第一，下级机关一般应遵循直接隶属关系而不是越级。
2.写作惯例:平行或非隶属机关之间应使用平行文(如函件、通知等)，不能使用上级文(如请示、报告等)，更不能使用下级文(如命令、指示、决定等)。
三、区分主送机关和抄送机关。向上级请示时不要同时抄送下级；向下级机关报送的重要文件，可以抄送直接上级机关。双重领导的单位向上级机关请示时，应当根据内容指定主送机关和报送机关，主送机关负责答复被请示的问题；上级机关向双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。
第四，要注意党政不分的现象。党务、政务要分开写，一切政府工作都要以政府名义写；党委的一切工作都要以党委的名义来写。